VIA e.V. Verein für internationalen und interkulturellen Austausch

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1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: VIA e.V., Auf dem Meere 1-2 , D-21335 Lüneburg,
Deutschland

Telefon: 04131 7097980

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

PROLIANCE GmbH

www.datenschutzexperte.de

Leopoldstr. 21

80802 München

datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Bitte nennen Sie bei der Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten "VIA e.V." als Unternehmen. Bitte sehen Sie davon ab, Ihrer Anfrage sensible Informationen wie z.B. eine Ausweiskopie beizufügen.

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2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser werden automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität  sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1
S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben
aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die
erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies sowie
Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziff. 4
und 5 dieser Datenschutzerklärung.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im
Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

4. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Live-Online-Seminare (nachfolgend‚ Online-Meetings‘)

Zur Vorbereitung auf die Entsendung ins Ausland führen wir mehrere vorbereitende Seminare bzw. Meetings zum Bewerbungs- und Vermittlungsverfahren und zu den Spenden durch. Die Teilnahme an den Vorbereitungsseminaren ist verpflichtend und Teil des Freiwilligendienstes.

Die Meetings werden mit Hilfe der Videokonferenzplattform „Zoom“ von Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat, durchgeführt.

Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Vorbereitungsmeeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional),Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional):MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-,Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Vorbereitungsmeeting die Chat-, Fragen-oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Vorbereitungsmeeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Vorbereitungsmeeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

 Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Vorbereitungsmeetings durchzuführen. Wenn wir Vorbereitungsmeetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Meetings(Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Zur Überprüfung und Dokumentation der Anwesenheit der Teilnehmer wird während des Vorbereitungsmeetings ein Screenshot von den anwesenden Teilnehmern angefertigt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Vorbereitungsmeetings ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen der Durchführung bzw. Anbahnung von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Vorbereitungsmeetings.

Zudem kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Rechtsgrundlage Ihrer erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (z.B. bei Aufzeichnung von Webinaren) erfolgen.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Vorbereitungsmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus den Vorbereitungsseminaren wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.

Da eine Übertragung personenbezogener Daten in die USA erfolgt, sind weitere Schutzmechanismen erforderlich, die das Datenschutzniveau der DSGVO sicherstellen. Um dies zu gewährleisten, haben wir mit dem Anbieter Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Diese verpflichten den Empfänger der Daten in den USA, die Daten entsprechend dem Schutzniveau in Europa zu verarbeiten. In Fällen, in denen dies auch durch diese vertragliche Erweiterung nicht sichergestellt werden kann, bemühen wir uns um darüberhinausgehende Regelungen und Zusagen des Empfängers in den USA.

Weitere Hinweise zum Datenschutz von Zoom finden Sie hier: https://zoom.us/privacy.

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‍Padlet

Für unsere Online-Meetings und zur Vorbereitung unserer Teilnehmenden nutzen wir für unsere Live-Online-Seminare die Dienste der von Wallwisher, inc. betriebenen Seite de.padlet.com.

 Betreiber der Seiten ist Wallwisher, Inc., 175 AcalanesDrive, #31, Sunnyvale, CA, USA, Attn: Legal Department.

 Wenn Sie eine unserer Veranstaltungen mit einem padlet-Link in der Einladung besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von padlet hergestellt. Der padlet-Server erfährt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem padlet-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie padlet, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem padlet-Account ausloggen. Die Nutzung von padlet erfolgt zum Austausch und zur Vorbereitung der Entsendung der Teilnehmenden. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lt. DSGVO dar. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von padlet unter: padlet.com/about/privacy

 5. Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine
Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät
(Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite
besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im
Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots
für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzer-freundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten
festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie
unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe Ziff. 5). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur
Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren
Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer
gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie
angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu
führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

6. Analyse-Tools

a) Tracking-Tools

Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Webseite sicherstellen. Zum anderen setzen wir die Tracking-Maßnahmen ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Interessen sind als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen.

Die jeweiligen Datenverarbeitungszwecke und Datenkategorien sind aus den
entsprechenden Tracking-Tools zu entnehmen.

b) Google Analytics1

Zum Zwecke der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung
unserer Seiten nutzen wir Google Analytics, ein Webanalysedienst der
(1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; im Folgenden „Google“). In diesem Zusammenhang werden pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und Cookies (siehe unter Ziff. 4) verwendet. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website wie

• Browser-Typ/-Version,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
• Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse),
• Uhrzeit der Serveranfrage,

werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort
gespeichert. Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu Zwecken der Marktforschung und bedarfsgerechten Gestaltung dieser Internetseiten zu erbringen. Auch werden diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag verarbeiten. Es wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die IP-Adressen werden anonymisiert, so dass eine Zuordnung nicht möglich ist (IP-Masking).

Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende
Einstellung der Browser-Software verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich genutzt werden können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und
auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie ein

Alternativ zum Browser-Add-on, insbesondere bei Browsern auf mobilen Endgeräten, können Sie die Erfassung durch Google Analytics zudem verhindern, indem Sie auf diesen Link klicken. Es wird ein Opt-out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Der Opt-out-Cookie gilt nur in diesem Browser und nur für unsere Website und wird auf Ihrem Gerät abgelegt. Löschen Sie die Cookies in diesem Browser, müssen Sie das Opt-out-Cookie erneut setzen.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics finden Sie etwa in der

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere  können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offen gelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten
Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von
uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen,
genügt eine E-Mail an datenschutz@via-ev.org

9. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer
Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche
Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen
den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.