Für unser Berliner Büro suchen wir eine Assistenz im Outgoing-Programm (d/m/w) mit 25–30 Wochenstunden, die unser Team bei der Entsendung von Freiwilligen international,vor allem in Länder des Globalen Südens unterstützt. Die Stelle bietet die Möglichkeit zum tageweisen mobilen Arbeiten und spannende Einblicke in alle Schritte der Entsendung.

Du möchtest junge Menschen bei ihrem internationalen Freiwilligendienst begleiten und dabei selbst Teil eines engagierten, fröhlichen Teams sein? Dann bist du bei VIA genau richtig! Wir suchen eine Assistenz im Outgoing-Programm (d/m/w), die unser Berliner Team bei der Entsendung von Freiwilligen weltweit, v.a. in Länder des globalen Südens unterstützt.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung bei Bewerbung, Beratung und Vermittlung unserer Freiwilligen, insbesondere in der Bewerbungsphase
  • Erstellung und Aktualisierung von Infomaterialien und Serienbriefen
  • Begleitung von Online-Informationsveranstaltungen
  • Telefonische Beratung und Interviews mit Bewerber*innen
  • Pflege von Daten und Dokumentation
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung der Teilnehmenden
  • Beantragung von Visa, Buchungen von Flügen, Dokumentenverwaltung
  • Seminarplanung und Meldungen bei Förderstellen
  • Vorbereitung von Verträgen, Akkreditierungsunterlagen und Erstellen von Statistiken
  • Versicherungsanmeldungen,
  • Evaluationen
  • Versand von Bescheinigungen und Dokumenten
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Partnerorganisationen, Einsatzstellen und lokalen Koordinator*innen,
• wenn notwendigEinsatzstellenakquise und -akkreditierung
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Teamprojekten

Dein Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
• einschlägige Kompetenzen in den oben genannten Aufgabenfeldern
• Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Spaß an der Arbeit mit Menschen und Freude daran, sie zu begleiten - ggf. auch durch Krisen
• Sicher im Umgang mit Word, Excel und Outlook
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Teamgeist und Stressresistenz
• Eigene Auslandserfahrung ist von Vorteil

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreicher, interessanter Arbeitsplatz in einem unterstützenden Team
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten (die anfallenden Tätigkeiten verteilen sich ungleich über das Kalenderjahr,sodass Sie in einigen Wochen eher mehr Stunden, in anderen dann wenigerarbeiten werden).

• Fortbildungen, Supervision und persönliche Weiterentwicklung
• 30 Urlaubstage/Jahr
• Dienstreisen innerhalb Deutschlands
• Vielfalt wird bei uns großgeschrieben – wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität

Bewerbung:
Bitte lade deine Unterlagen bis 25. Oktober 2025 hoch:
https://viadukt.via-ev.org/batch_uploads/new

Bei Fragen melde dich gerne in der Zentrale unter 04131/7097980.

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Für unser Lüneburger Büro suchen wir eine Assistenz im Outgoing (d/m/w) mit 25–30 Wochenstunden, die unser Team bei der Organisation und Betreuung internationaler Freiwilliger unterstützt. Die Stelle bietet außerdem die Möglichkeit zum tageweisen mobilen Arbeiten und spannende Einblicke in alle Schritte der Entsendung.

Du möchtest junge Menschen bei ihrem internationalen Freiwilligendienst begleiten und dabei selbst Teil eines engagierten, fröhlichen Teams sein? Dann bist du bei VIA e. V. genau richtig! Wir suchen eine Assistenz im Outgoing, die unser Team bei der Entsendung von Freiwilligen weltweit unterstützt.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung bei Bewerbung, Beratung und Vermittlung unserer Freiwilligen
  • Erstellung von Infomaterialien und Serienbriefen
  • Begleitung von Online-Informationsveranstaltungen
  • Telefonische Beratung und Interviews
  • Pflege von Daten und Dokumentation
• Vorbereitung und Betreuung der Teilnehmenden
  • Beantragung von Visa, Buchungen von Flügen, Dokumentenverwaltung
  • Seminarplanung und Meldungen bei Förderstellen
  • Erstellung von Verträgen, Akkreditierungsunterlagen und Statistiken
  • Versicherungsanmeldungen, Evaluationen, Versand von Bescheinigungen
• Kommunikation mit Partnerorganisationen und Einsatzstellen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Teamprojekten

Dein Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Spaß an der Arbeit mit Menschen und Freude daran, sie zu begleiten
• Sicher im Umgang mit Word, Excel und Outlook
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Teamgeist und Stressresistenz
• Eigene Auslandserfahrung ist von Vorteil

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreicher, interessanter Arbeitsplatz in einem unterstützenden Team
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
• Fortbildungen, Supervision und persönliche Weiterentwicklung
• 30 Urlaubstage/Jahr
• Dienstreisen innerhalb Deutschlands
• Vielfalt wird bei uns großgeschrieben – wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität

Bewerbung:
Bitte lade deine Unterlagen bis 10. Oktober 2025 hoch:
https://viadukt.via-ev.org/batch_uploads/new

Bei Fragen melde dich gerne in der Zentrale unter 04131/7097980.

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